Démarche administrative

La direction du LHSV a la chance de pouvoir s’appuyer sur diverses personnes au sein de chacune des administrations des tutelles. Les équipes des contrats, les équipes des ressources humaines, les équipes de support informatique et les équipes de direction sont toutes impliquées.

Malgré sa petite taille, le LHSV peut aussi compter sur la présence partielle de deux assistantes : une du côté de l’ENPC et une autre du côté d’EDF R&D. Elles interviennent en support à la direction du LHSV, que ce soit pour la rédaction de conventions, de contrats de collaboration, de contrats d’embauche ou pour l’accueil sur le site de Chatou, avec les demandes de badges, de cartes de cantine et de matériel informatique. Cette aide est précieuse et nécessaire au bon fonctionnement du LHSV.

L’intégration administrative des chercheurs au LHSV repose à la fois sur des aspects contractuels et organisationnels.

• Du côté contractuel, le LHSV s’appuie sur son historique de contrats et autres conventions. Afin de pérenniser et de formaliser cet historique, quatre modèles de contrats types ont été ajoutés à la dernière Convention du LHSV, signée entre les deux tutelles en juillet 2023. Ces modèles couvrent la quasi-totalité des contrats en cours au LHSV et s’appliquent lorsque les contributions des tutelles sont partagées : (1) Collaboration de Recherche ; (2) Encadrement de Thèse (sans flux financier) ; (3) Prestation de Service (EDF R&D finance une activité ENPC sans innovation) ; (4) Contrat de Chargé de Recherche / Postdoctorant ou Chargé d’Étude / Étudiant en Fin de Thèse ou Attaché de Recherche / Étudiant en Pré-Thèse ou Étudiant Stagiaire (EDF R&D finance une activité d’encadrement de recherche). Ces modèles constituent le point de départ de toute nouvelle intégration administrative au LHSV.
• Du côté organisationnel, le LHSV s’appuie sur divers documents et livrets d’accueil, propres aux conditions d’accueil du site de Chatou d’EDF R&D, mais aussi en lien avec l’embauche à l’ENPC et l’école doctorale SIE (Sciences, Ingénierie et Environnement) de Paris-Est-Sup, associée à l’ENPC. Par exemple, pour le site de Chatou, ces documents incluent les procédures d’accès au réseau internet, aux postes informatiques et aux clusters de calculs, ainsi que l’accès à la cantine du site de Chatou. Pour l’ENPC, le livret d’accueil inclut tous les contacts des personnels des ressources humaines, les assistantes des laboratoires, ainsi qu’une liste de liens relatifs à toutes les activités d’arrivées, de départs et de vie au sein de l’ENPC. Les nouveaux arrivants peuvent notamment y trouver les références de deux organismes d’accompagnement avant et pendant la mobilité du chercheur : FEEL Français et ACCESS Paris-Est (pour la recherche d’un logement, l’obtention du visa, la demande de la carte de séjour, le système de couverture santé, les assurances, la scolarisation des enfants, l’ouverture d’un compte en banque, les impôts, le séjour de la famille, etc.).

Les procédures, mécanismes, documents et personnels d’accompagnement sont bien tous présents pour l’accueil et l’intégration des chercheurs au LHSV, qu’ils soient débutants, stagiaires, doctorants ou même professeurs en visite ou chercheurs associés.

On notera finalement que les locaux accueillant les membres du LHSV sont communs à ceux du département LNHE d’EDF R&D, ce qui permet de nombreuses rencontres et d’échanges informels. Par ailleurs, plusieurs membres du LHSV, d’appartenances différentes, se retrouvent ainsi à partager les mêmes bureaux.